Comptabilité en micro-entreprise
Comptabilité en micro-entreprise. Bien que le régime de la micro-entreprise soit une particularité avec des obligations comptables dites allégées ; il n’en reste pas moins nécessaire et OBLIGATOIRE de tenir une comptabilité réglementaire.
La comptabilité devra être PROBANTE,
Conforme aux exigences fiscales,
Tenue en trésorerie par opposition à une comptabilité d’engagement,
Permettre de retracer toutes les opérations de trésorerie ( espèces, autres règlements, pièces justificatives).
Comptabilité en micro-entreprise
une comptabilité probante
Une comptabilité probante est une comptabilité qui est reconnue comme étant fiable et qui peut servir de preuve en cas de contrôle fiscal.
Elle permet de justifier l’ensemble des opérations effectuées et de démontrer la sincérité des résultats comptables.
Les éléments constitutifs d’une comptabilité probante :
Pour qu’une comptabilité soit considérée comme probante, elle doit répondre à plusieurs critères :
- Régularité formelle:
- Tenue chronologique: Les opérations doivent être enregistrées par ordre chronologique,
- Clarté et lisibilité: Les écritures comptables doivent être claires et compréhensibles,
- Conformité aux normes comptables: La comptabilité doit respecter les règles comptables en vigueur.
- Sincérité des données:
- Fidélité: Les données comptables doivent refléter la réalité économique de l’entreprise,
- Intégrité: Toutes les opérations doivent être enregistrées, sans omission ni falsification.
- Conservation des pièces justificatives:
- Complétude: Toutes les pièces justificatives (factures, tickets de caisse, relevés bancaires, etc.) doivent être conservées,
- Accessibilité: Les pièces justificatives doivent être facilement accessibles en cas de contrôle.
- Cohérence:
- Cohérence interne: Les différentes informations comptables doivent être cohérentes entre elles,
- Cohérence externe: Les données comptables doivent être cohérentes avec les autres documents de l’entreprise (contrats, relevés bancaires, etc.).
L’importance de la comptabilité probante pour le micro-entrepreneur:
- Sécurité juridique: Une comptabilité probante protège le micro-entrepreneur en cas de contrôle fiscal,
- Facilitation des démarches administratives: Une comptabilité bien tenue simplifie les démarches auprès des banques, des administrations et des partenaires commerciaux,
- Prise de décision: Une comptabilité fiable permet au micro-entrepreneur de prendre des décisions éclairées sur la gestion de son entreprise.
Conseils pratiques pour mettre en place une comptabilité probante:
- Utiliser un logiciel de comptabilité: Cela facilite la saisie des données et la génération des documents comptables,
- Conserver toutes les pièces justificatives: Pendant au moins 10 ans,
- Effectuer des rapprochements bancaires régulièrement: Pour vérifier la concordance entre les relevés bancaires et les écritures comptables
En résumé :
Une comptabilité probante est la garantie d’une gestion saine et transparente. Elle vous protège des risques fiscaux et vous permet de prendre des décisions éclairées.
Pour aller plus loin, je vous invite à consulter les articles suivants :
La comptabilité en micro entreprise -1,
La comptabilité en micro entreprise -2,
La comptabilité en micro entreprise -3.
Comptabilité en micro-entreprise
Une comptabilité de trésorerie
C’est-à-dire que l’enregistrement des écritures comptables se fait au moment des recettes/dépenses.
Les recettes dans le journal des recettes et les dépenses dans le registre des achats..
Tous les micro-entrepreneurs doivent tenir un journal des recettes encaissées.
Il doit être tenu par tous les micro entrepreneurs, qu’ils soient artisans, commerçants ou en activité libérale et ceci quel que soit le chiffre d’affaires ou le type d’activité.
Les micro-entrepreneurs concernés par le registre des achats
Selon l’article L123-28 du Code de commerce, vous êtes tenu de tenir un registre des achats si vous êtes :
- Commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées à emporter ou à consommer sur place,
- Fournisseur de prestations d’hébergement .
Nous allons comprendre tout au long de cet article que la comptabilité de trésorerie va poser bon nombre de difficultés et pour certaines, ignorées de la quasi totalité des micro entrepreneurs.
Quant à la comptabilité d’engagement, nous ne l’aborderons pas car elle n’est pas celle imposée pour les micro entreprises (elle est faite pour le régime fiscal du réel).
Vous exercez une activité commerciale ou artisanale
Vous êtes soumis automatiquement au régime du micro-BIC (BIC : (Bénéfices industriels et commerciaux) de l’impôt sur le revenu.
Vous exercez une activité libérale
Vous êtes soumis automatiquement au régime micro-BNC: (BNC :Bénéfices Non Commerciaux) de l’impôt sur le revenu,
En savoir plus sur les activités de la micro entreprise.
Comptabilité en micro-entreprise
Le journal des recettes
C’est un livre-journal détaillant les recettes encaissées.
Il doit être tenu au jour le jour, de manière chronologique, sans blanc ni ratures.
Son contenu :
- Date de l’Opération : Chaque entrée doit indiquer la date à laquelle la recette a été encaissée,
- Nature de la Recette : Il est essentiel de préciser la nature de la recette, par exemple : la vente de biens ou de services.
- Montant : Le montant de la recette en euros doit être enregistré avec précision.
- Numéro de Facture ou de Ticket : S’il y a une facture ou un ticket correspondant à la recette,
- Origine de la Recette : Il peut s’agir de la provenance de la recette, par exemple, un client spécifique,
- Le mode de règlement : chèque, virement bancaire, espèces, carte bancaire, etc.
Son formalisme :
- Il doit être paginé (numérotation des pages),
- Il doit être inaltérable .
Pour les micro entrepreneurs assujettis à la TVA :
- nécessité de mentionner la tva collectée,
- Ventilation de la tva par taux.
Son rôle :
- Il permet un suivi de votre comptabilité : le livre de recettes de votre micro entreprise vous permet tout d’abord de centraliser toutes les données concernant les paiements que vous avez reçus de la part de vos clients (date, montant, mode de règlement, TVA éventuelle, etc.). Vous disposez ainsi d’un historique clair de l’ensemble de vos encaissements.
- Il simplifie la gestion de votre activité : grâce aux informations qu’il contient, votre livre de comptabilité facilite plusieurs tâches, à l’image du respect des plafonds fiscaux, de la ventilation des déclarations Urssaf et de votre déclaration de chiffre d’affaires par exemple,
- De limiter le risque de fraudes : en cas de contrôle de l’administration fiscale, vous avez l’obligation de présenter votre livre de recettes.
Le document pourra alors être comparé avec le relevé de votre compte bancaire de micro entrepreneur et vos déclarations à l’URSSAF, notamment pour vérifier que vous n’avez omis aucun encaissement.
Sa sauvegarde :
-
- La sauvegarde du journal des recettes doit être effectuée de manière minutieuse. Il est recommandé d’utiliser un support informatique pour enregistrer les informations, tel qu’un logiciel de comptabilité ou un support papier. Assurez-vous de sauvegarder régulièrement ces données sur des supports fiables, tels que des disques durs externes ou des services de stockage en ligne sécurisés ou des éditions papiers archivées,
- Il est également nécessaire de conserver les justificatifs originaux des recettes, tels que les factures, les tickets de caisse, les reçus, etc., de manière organisée et sécurisée. Ces documents sont cruciaux en cas de contrôle fiscal.
Forme Probante :
-
- La forme probante du journal des recettes implique que les enregistrements doivent être clairs, lisibles et incontestables. Les informations enregistrées doivent permettre de reconstituer de manière précise chaque transaction,
- Les enregistrements doivent inclure les éléments nécessaires pour identifier clairement chaque opération, y compris la date, la nature de la recette, le montant HT, le taux de TVA, le montant de TVA collectée, le mode de paiement, et toute autre information pertinente.
- En cas d’utilisation de logiciels comptables, ceux-ci doivent être conformes aux exigences légales et permettre d’éditer des états comptables fiables.
Intégrité :
-
- L’intégrité du journal des recettes est cruciale. Les enregistrements doivent être tenus au jour le jour, sans blancs ni ratures.,
- Les enregistrements ne doivent pas être altérés a posteriori,
- L’intégrité du journal des recettes contribue à démontrer la sincérité et la conformité de la comptabilité.
Le respect de ces principes de sauvegarde, de forme probante et d’intégrité sont essentiels pour se conformer aux réglementations fiscales. Ces pratiques permettent de garantir la fiabilité des données comptables et de répondre de manière satisfaisante en cas de contrôle.
Bien que nous lisions sur certains sites que la comptabilité peut être tenue sur un tableur : ce n’est pas possible pour les raisons invoquées précédemment et en l’occurrence l’impossibilité du respect de l’intégrité. Les opérations ne doivent jamais pouvoir faire l’objet d’une modification après clôture (après sauvegarde définitive).
Pourquoi un journal des recettes doit-il être inaltérable ?
- Fiabilité des données: Un journal des recettes inaltérable garantit que les informations enregistrées ne peuvent être modifiées après coup. Cela assure la fiabilité des données comptables et permet d’avoir une vision précise de l’activité de l’entreprise.
- Sécurité juridique: En cas de contrôle fiscal, un journal des recettes inaltérable constitue une preuve irréfutable de l’activité exercée et des revenus générés. Il permet de se défendre en cas de contestation et d’éviter d’éventuelles pénalités.
- Conformité aux normes comptables: Les normes comptables exigent que les données comptables soient fiables, exactes et inaltérables. Un journal des recettes inaltérable répond à ces exigences.
- Transparence: L’inaltérabilité favorise la transparence dans la gestion de l’entreprise. Les données comptables sont ainsi accessibles et vérifiables à tout moment.
Quels sont les risques liés à un journal des recettes altérable ?
- Fraude fiscale: Un journal des recettes altérable peut être utilisé pour dissimuler des revenus et ainsi frauder le fisc.
- Difficultés en cas de contrôle: En cas de contrôle fiscal, il peut être difficile de prouver l’authenticité des données si le journal des recettes a été modifié.
- Perte de confiance: Un journal des recettes altérable peut remettre en cause la crédibilité de l’entreprise auprès de ses partenaires.
Comment assurer l’inaltérabilité du journal des recettes ?
- Support papier: Un cahier comptable papier est la solution la plus simple pour garantir l’inaltérabilité du journal des recettes. Les écritures sont réalisées à la main et ne peuvent être modifiées sans laisser de traces.
- Logiciels de comptabilité certifiés: Certains logiciels de comptabilité proposent des fonctionnalités de sécurisation des données qui permettent de rendre le journal des recettes inaltérable. Ces logiciels sont généralement certifiés par les autorités compétentes.
- Solutions en ligne sécurisées: Certaines solutions en ligne proposent des outils de comptabilité sécurisés et certifiés, qui permettent de tenir un journal des recettes en toute conformité.
En résumé :
L’inaltérabilité du journal des recettes est un gage de fiabilité, de sécurité et de transparence. Elle permet de se protéger en cas de contrôle fiscal et de garantir la pérennité de l’entreprise.
Comptabilité en micro-entreprise
La véritable notion de chiffre d’affaires brut encaissé
Nous vous donnons ici un conseil précieux et qui va vous éviter un redressement fiscal. Nous attirons votre attention sur le fait que ce point est ignoré de la presque totalité des micro entrepreneurs mais également par de nombreuses personnes qui conseillent ou interviennent dans le domaine de la micro entreprise.
Attention : beaucoup de personnes risquent de vous dire le contraire : n’en croyez rien !
Qu’est-ce que le chiffre d’affaires encaissé
En qualité de micro entrepreneur vous ne devez déclarer que le chiffre d’affaires encaissé, les recettes.
Alors, attention : la notion de chiffre d’affaires encaissé est RESTRICTIVE.
Pour bien comprendre cette notion, nous devons absolument prendre un exemple concret et vous allez comprendre que la notion encaissée n’est pas comprise par tous.
Exemple :
- Vous facturez à un client une somme de 100€,
- Le règlement transite par un intermédiaire (PayPal, apporteur d’affaires ou autres prestataires….),
- L’intermédiaire prend une commission de 5€.
La somme que vous allez encaisser sera de 100-5 = soit 95€.
Le chiffre d’affaires encaissé à déclarer sera de 100€.
Pourquoi ? Tout simplement en vertu d’une règle que vous connaissez bien maintenant :
Aucune charge n’est déductible pour le micro entrepreneur et par suite, rien ne peut venir en déduction de votre chiffre d’affaires.
Pour allez plus loin et je vous en conseille la lecture, je vous mets un lien vers un article traitant du sujet.
Comptabilité en micro-entreprise
Le registre des achats
Le registre des achats/frais que nous nommons également le registre des dépenses permet de justifier les ventes réalisées.
En effet, il permet de retracer les achats effectués par l’entreprise pour revendre les produits ou les biens acquis.
Il n’est fiscalement obligatoire que pour ceux réalisant de la vente.
Le registre des achats va permettre de répondre à cette obligation fiscale.
Mais il sera également nécessaire pour la récupération de la TVA déductible pour les assujettis. Dans ce cas, il s’agira du registre des dépenses car il faudra y porter toutes les dépenses comprenant de la tva récupérable et seulement récupérable.
Identification du Document :
-
- Le registre des achats doit contenir le nom de l’entreprise,
Date de l’Opération :
- La date à laquelle la dépense d’achat a été effectuée doit être notée avec précision.
Fournisseur :
Le nom du fournisseur ou de la personne auprès de laquelle la dépense a été effectuée.
Nature de la Dépense :
-
- Une description détaillée de la nature de la dépense.
Montant HT et TVA déductible
-
- Le montant hors taxes de la dépense,
Date de Paiement :
- La date de paiement de la dépense.
Mode de Paiement :
-
- Le mode de paiement utilisé, par exemple : chèque, virement, espèces, carte bancaire, etc.
Justificatifs :
-
- Il est important de conserver les justificatifs originaux de chaque dépense, tels que les factures, les notes de frais, les tickets de caisse, etc. Ces justificatifs doivent être archivés en parallèle avec le registre des achats.
Le registre des achats doit être tenu de manière régulière, au fur et à mesure des opérations. Il est essentiel pour le calcul de la TVA déductible, qui peut être soustraite du montant de la TVA collectée sur les recettes, ce qui détermine le montant à déclarer.
Comptabilité en micro-entreprise
La facturation
En fait, tout commence par la facturation. En effet, le journal des recettes est en grande partie généré par votre facturation.
Pour allez plus loin dans la facturation : un lien vers un article traitant du sujet.
Dans l’idéal, il est plus que conseillé un système comptable assurant l’interface entre les factures et le journal des recettes.
En effet, une facture conforme assurera un journal conforme. Il n’est pas opportun de reporter manuellement vos encaissements de facture dans le journal.
Par ailleurs, il existe de très nombreuses difficultés à l’enregistrement d’un encaissement de facture dans le journal. Nous abordons ici, un problème de la comptabilité de trésorerie.
Par exemple, vous faites une facture comme suit :
Vente de marchandises = A 150, B prestations de services = 100.
Vous percevez un acompte de 60. Il s’agit bien d’un encaissement et c’est ce dernier que vous devez ventiler dans le journal des recettes.
Comment faire ? Et nous n’avons pas évoqué la facturation avec de la TVA et avec différents taux de tva ! Le problème est insoluble pour qui n’a pas fait des études supérieures de mathématiques !!
Résolution du problème !
- que représente l’acompte sur le montant de la facture de 250 (vente +prestation),
- il est de 60×100/250 = 24% du montant de la facture,
- la ventilation de l’acompte dans le journal des recettes :
- 150×24% = 36
- 100×24% = 24
- Vérification : 36+24 = 60
Donc, l’acompte s’inscrira dans le journal des recettes en ventilation obligatoire : de services.36.00€ dans la catégorie vente et 24.00€ dans la catégorie prestations
Comme les taux de cotisations URSSAF et l’imposition différent suivant les catégories, la ventilation est obligatoire.
Nous vous rappelons que nous avons simplifié l’exemple car en cas de TVA avec différents taux, il faudra ventiler les ventes avec leurs taux respectifs et les prestations avec leurs taux respectifs.
La complexification est à son comble si nous devons faire un avoir sur la facture initiale après perception d’un acompte. Nous ne connaissons pas de logiciel ayant mis en œuvre un algorithme pour résoudre toutes les variations possibles.
Pour ce qui nous concerne : nous vous préconisons GESTICOMPTA®, Il répond parfaitement à tous les cas d’encaissements possibles.
Vous pouvez utilement lire également l’article suivant traitant de la comptabilité avec Gesticompta®
Comme nous l’avions annoncé en préambule : une comptabilité allégée n’est pas synonyme de simplicité. En fait, allégé veut dire : pas d’obligation de produire un bilan, un compte de résultat et une liasse fiscale.
Questions/Réponses :
Un tableau (type Excel) peut convenir à la tenue d’une comptabilité probante, inaltérable ?
Excel n’est pas conçu pour répondre aux exigences d’inaltérabilité requises pour les documents comptables.
En effet, il est possible de modifier facilement les informations saisies dans une feuille de calcul Excel, sans que cela ne laisse de traces visibles. Par conséquent, un journal des recettes tenu sous Excel ne sera pas considéré comme inaltérable au sens de la réglementation fiscale.
Qu’est-ce que l’inaltérabilité d’un journal des recettes ?
L’inaltérabilité d’un journal des recettes signifie que les données enregistrées ne peuvent être modifiées, supprimées ou altérées après leur saisie. Cela garantit la fiabilité et l’authenticité des informations comptables.
Pourquoi l’inaltérabilité est-elle importante pour un micro-entrepreneur ?
L’inaltérabilité est essentielle pour :
- Sécurité juridique: Se protéger en cas de contrôle fiscal.
- Fiabilité des données: Assurer une gestion saine de l’entreprise.
- Transparence: Permettre une meilleure visibilité sur la santé financière de l’entreprise.
- Conformité: Respecter les obligations légales et comptables.
Quels sont les risques encourus si le journal des recettes n’est pas inaltérable ?
Les risques sont multiples :
- Fraude fiscale: Possibilité de dissimuler des revenus.
- Difficultés en cas de contrôle: Doutes sur la fiabilité des données.
- Perte de confiance: Atteinte à la crédibilité de l’entreprise.
Comment assurer l’inaltérabilité de mon journal des recettes ?
Il existe plusieurs solutions :
- Cahier comptable papier: Solution simple et sécurisée.
- Logiciels de comptabilité certifiés: Offrent des fonctionnalités de sécurisation des données.
- Solutions en ligne sécurisées: Proposent des outils de comptabilité fiables et conformes.
Dois-je conserver mon journal des recettes indéfiniment ?
Non, la loi impose de conserver les pièces justificatives pendant 10 ans.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de comptabilité ?
Les logiciels de comptabilité offrent de nombreux avantages :
- Gain de temps: Automatisation des calculs et des tâches répétitives.
- Fiabilité: Réduction des risques d’erreurs.
- Fonctionnalités avancées: Production de rapports, suivi de la trésorerie, etc.
Quelles sont les conséquences d’une comptabilité non conforme ?
Une comptabilité non conforme peut entraîner : un rejet de la comptabilité, des redressements fiscaux, des pénalités et, dans certains cas, des poursuites judiciaires.
Comment archiver mon journal des recettes ?
- Support de stockage:
- Papier: Si vous tenez un journal des recettes papier, rangez-le dans un classeur, dans un endroit sec, à l’abri de la lumière et des incendies,
- Numérique: Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, les fichiers seront stockés sur votre ordinateur ou dans le cloud. Assurez-vous de faire des sauvegardes régulières.
- Organisation:
- Chronologique: Classez vos documents par année et par mois.
- Thématique: Vous pouvez également classer vos documents par type (factures, relevés bancaires, etc.).
- Sécurité:
- Accès restreint: Limitez l’accès à vos documents comptables aux personnes autorisées.
- Sauvegardes régulières: Faites des copies de sauvegarde de vos documents pour éviter toute perte de données en cas de problème.
- Durée de conservation:
- 10 ans: C’est la durée de conservation légale généralement requise pour les documents comptables.
Pour rappel : notre logiciel Gesticompta comporte des fonctionnalités de sauvegardes automatiques et une clé d’accès aux services fiscaux en cas de contrôle fiscal.
Cet article est particulièrement long eu égard au fait qu’il est totalement détaillé. Il va vous permettre d’être totalement autonome dans la gestion de votre affaire.
Afin de bénéficier de conseils, avis, renseignements, trucs et astuces en qualité de membre privilégié, nous vous conseillons vivement de remplir le formulaire ci-dessous. Nous respectons scrupuleusement votre vie privée et n’utilisons vos données qu’à titre strictement interne.
Avez-vous été intéressé par cet article? Faites-nous part de votre commentaire à l’aide du formulaire « laisser un commentaire » ci-dessous. (C’est toujours très valorisant).
Dites-nous également ce que vous aimeriez nous voir traiter prochainement?
Faites-nous partager votre retour d’expérience et également savoir : Quel est votre problème actuellement ? Nous avons en effet besoin de votre aide afin de « coller » plus encore à vos souhaits.
A bientôt pour de nouveaux articles. Nous vous souhaitons une bonne journée.
Bien cordialement à tous.
Une recommandation si besoin : nous vous mettons un lien vers les articles les plus lus par les visiteurs de notre site :
Si cet article ou l’ensemble de nos articles vous plaisent; vous seriez sympa en partageant à l’aide des icônes ci-dessous.
D’avance merci!
En savoir plus sur GESTICOMPTA
Subscribe to get the latest posts sent to your email.