Le registre des achats en micro entreprise
Le registre des achats en micro entreprise n’est pas obligatoire pour tous. Il l’est uniquement pour les micro-entrepreneurs qui vendent des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées, ou qui fournissent des prestations d’hébergement.
En revanche, il n’est pas obligatoire pour les micro-entrepreneurs qui fournissent des prestations de services autres que l’hébergement.
Cet article fait suite aux précédents traitant de la comptabilité de trésorerie du micro entrepreneur.
Je vous conseille vivement de prendre connaissance des articles suivants :
La comptabilité en micro entreprise -1 
La comptabilité en micro entreprise -2
La comptabilité en micro entreprise -3
Soyez autonome, utilisez les bons outils : la lecture de tous ces articles vous en donne toute la méthodologie et surtout la certitude d’être dans la légalité tant juridique que fiscale !
Le registre des achats en micro entreprise
Qu’est-ce qu’un livre des achats ?
Le registre des achats/frais que nous nommons également le registre des dépenses permet de justifier les achats et frais réalisés.
En effet, il permet de retracer les achats effectués par l’entreprise pour revendre les produits ou les biens acquis.
Il n’est fiscalement obligatoire que pour ceux réalisant de la vente.
Les micro entrepreneurs concernés par le registre des achats
Selon l’article L123-28 du Code de commerce , vous êtes tenu de tenir un registre des achats si vous êtes :
- Commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées
- Fournisseur de prestations d’hébergement
Toutefois, pour ce qui concerne GESTICOMPTA® , nous avons mis en place toute une gestion des achats et frais afin de gérer votre affaire au mieux et ainsi :
- De calculer votre résultat réel,
- De suivre en détail vos fournisseurs,
- De maîtriser votre trésorerie en vous détaillant les dépenses à payer,
- De connaître à tout moment votre dû auprès des tiers.
Le registre sera tenu selon les mêmes règles et la même rigueur que le journal des recettes.
A savoir :
- Il sera côté 1,
- Inaltérable,
- Il doit être sécurisé, daté, horodaté et conservé de manière à garantir l’intégrité des données 3.
Nous avons adopté le même processus que pour le journal des recettes.
- Clôture automatique le 15 du mois qui suit le mois de saisie,
- Exception pour le mois de décembre qui serai clôturé le 25 janvier pour vous donner le temps de saisir tous les documents qui peuvent arriver avec un certain retard en fin d’année,
- Inaltérable : il ne peut faire l’objet que d’une visualisation (archive). Ainsi il n’est pas accessible en écriture (modifications, suppressions), La date de clôture 2 atteste qu’au-delà de cette date, le registre n’est accessible qu’en visualisation,
- Il sera stocké, totalement sécurisé sur une base de donnée externe pour être si besoin édité,
- La conservation vous sera également octroyée pendant 6 ans si vous supprimez votre abonnement ou cessez votre activité,
- Un clé d’accès vous sera fournie laquelle permettra également la justification des journaux en cas de contrôle de l’Administration.
Pied de page du registre des achats
Un récapitulatif en pied du registre permet de connaître :
- En 1, la rubrique achats (matières premières, achats pour revente) et son montant,
- En 2, tous les frais généraux et leurs montants,
- En 3, le montant de la TVA déductible (dans la version TVA).
Registre des achats : quel support utiliser ?
- Le registre des achats ne doit contenir aucune rature ni saut de ligne,
- Toutes les dépenses doivent être inscrites par ordre chronologique,
- Une fois enregistrées, elles ne doivent plus être modifiées (inaltérables). Vous ne pouvez donc pas revenir en arrière et supprimer des dépenses a posteriori.
Le registre des achats en micro entreprise
Le format papier
Vous êtes donc libre d’utiliser un cahier ou un livre comptable papier vendu dans le commerce.
Concrètement, ce document peut prendre la forme d’un tableau à 6 colonnes. Vous pourrez y mentionner les informations obligatoires comme dans le modèle ci-dessous :
| Date de paiement | Nature de l’achat | Montant de la dépense TTC | Mode de règlement | Nom ou dénomination sociale du fournisseur | Nature du justificatif de paiement |
Attention, cette méthode, comporte des de nombreux risques :
- Risques de ratures (rejet de la comptabilité et taxation d’office),
- Erreurs de reports,
- Impossibilité de calculer le résultat.
Le registre des achats en micro entreprise
Le format tableur (Excel par exemple)
Tenir le registre des achats sur un tableur type Excel, cela semble une meilleure solution que la précédente et notamment pour ce qui concerne les calculs (montants totaux, catégorisation des dépenses, reports…..)
Vous pourrez ici reprendre le modèle du tableau à 6 colonnes et mettre en place des règles de calcul pour éviter toutes erreurs.
Néanmoins l’utilisation d’un tableur reste totalement déconseillée. Rien ne garantit en effet la véracité des informations qui y sont mentionnées. Vous ne pourrez pas prouver lors d’un contrôle que vous n’avez pas supprimé des lignes dans votre tableau. Rien ne permet également la clôture horodatée et l’accès d’un archivage sécurisé (accès au registre authentique par l’administration fiscale).
Par ailleurs, vous n’êtes jamais certain que des fichiers archivés sous un tableur seront encore lisibles au bon format dans x années (ce qui est déjà arrivé !)
L’outil de plus approprié
Adopter un outil de gestion clés en main.
Votre temps vous est compté, vous pouvez optimiser votre gestion grâce à la génération automatisée des calculs, des reports, des états de gestion (résultats, états de tva, calcul des cotisations……..).
Comme je vous l’ai mentionné précédemment, GESTICOMPTA® est totalement conçu pour répondre aux obligations comptables, juridiques et fiscales des micro entrepreneurs.
- Vous enregistrez votre adresse mail,
- Vous inscrivez un mot de passe à retenir et vous êtes en mesure de tester toutes les fonctionnalités du logiciel.
Gesticompta pour aller plus loin
S’il existe bien une obligation de tenue du registre des achats, il n’en est pas moins nécessaire de mettre en œuvre un tel registre si vous voulez allez plus loin dans la gestion de votre affaire.
SANS un tel registre, vous ne pouvez pas calculer votre résultat, vous ne pouvez donc pas le comparer avec celui calculé forfaitairement par le fisc en vue de votre imposition ! Vous n’êtes pas en mesure de suivre votre affaire et prendre les mesures correctives qui peuvent s’imposer. Gérer c’est prévoir, encore faut-il les bons outils !
Exemple d’une synthèse obtenue à partir du registre des achats
Exemple supplémentaire en version avancée
Ce tableau présente le résultat du : 01/01/2024 au : 16/06/2024.
Ce tableau peut également faire l’objet d’un envoi à votre expert-comptable si toutefois vous avez jugé nécessaire d’en avoir un. Sachez toutefois que vous pouvez être totalement autonome avec gesticompta®
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