Nous n’allons pas nous limiter aux obligations légales mais aborderons la comptabilité comme outil de gestion de votre entreprise ; cela est fondamental si vous voulez suivre vos résultats.
La comptabilité de la micro entreprise
Qu’est-ce que la comptabilité ?
La comptabilité est l’outil de référence qui va vous permettre d’avoir une bonne vision de votre affaire ; les obligations comptables sont différentes en fonction du régime fiscal d’appartenance (comme vu précédemment, le micro entrepreneur est tenu à une comptabilité répondant au régime du micro-BIC). Cette comptabilité est dite « allégée ».
C’est aussi l’outil permettant de répondre aux normes fiscales et par suite, il est nécessaire d’appliquer strictement toutes les obligations. Nous vous mettons le lien vers les obligations fiscales et comptables
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Obligations comptables
Les entreprises placées sous le régime des micro-entreprises doivent tenir et présenter, sur demande de l’administration, un livre-journal servi au jour le jour et présentant le détail de leurs recettes professionnelles, appuyées de factures et de toutes autres pièces justificatives.
Le livre en cause comporte des pages numérotées sur lesquelles est inscrit, sans blanc ni rature, le montant des recettes professionnelles suivant leur date d’encaissement, en distinguant les règlements en espèces des autres modes de règlement et en indiquant les références des pièces justificatives.
Le livre-journal des recettes est servi chronologiquement. Les recettes correspondant à des ventes au détail ou à des services rendus à des particuliers peuvent être inscrites globalement à la fin de chaque journée lorsque leur montant unitaire n’excède pas 76 € (article 286-I-3° du CGI). Le montant des opérations inscrites sur le livre des recettes est totalisé à la fin du trimestre et de l’année. Enfin, en cas d’activité mixte, les ventes et les prestations de services doivent apparaître distinctement sur le livre-journal présentant le détail des recettes et sur les factures.
Les entreprises relevant du régime des micro-entreprises doivent également tenir et présenter, sur demande de l’administration, un registre des achats récapitulé par année lorsque leur commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place ou de fournir le logement, à l’exclusion donc des prestataires de services.
Le livre de recettes
Le livre de recettes ou livre-journal sera donc tenu au jour le jour et devra présenter le détail des recettes professionnelles. En effet, le chiffre d’affaires à prendre en compte est constitué des RECETTES c’est à dire des ENCAISSEMENTS. C’est le règlement effectif du client, et ce, quel que soit le mode de paiement.
La recette est prise en compte en fonction du type de règlement du client :
- en espèces : c’est au moment où il vous remet les espèces (pour rappel : Le paiement en espèces d’un particulier à un professionnel ou entre professionnels est autorisé jusqu’à 1 000 €,
- par chèque : c’est au moment où il vous remet le chèque ou que vous le recevez par voie postale;
- en carte bancaire : c’est au moment où le paiement est enregistré par le terminal de paiement électronique (TPE);
- par virement : c’est au moment où l’argent arrive sur votre compte;
- par effet de commerce : c’est la date de l’échéance figurant sur ce dernier;
- par votre prélèvement SEPA sur son compte : c’est la date à laquelle l’argent est crédité sur votre compte bancaire;
- par l’intermédiaire d’un mandataire, d’un service de paiement ou d’un IOBSP (intermédiaire en opérations de banque et en services de paiement) : c’est au moment où votre client paye.
Comment connaître les recettes professionnelles ?
Hormis les paiements en espèces, les recettes vont figurer dans votre compte bancaire.
Mais doit-on obligatoirement avoir un compte bancaire professionnel sur lequel seront transcrites toutes les opérations de l’entreprise ?
Non, le compte professionnel n’est pas obligatoire, l’obligation concerne le compte dédié. Précisément : dédié aux opérations de l’entreprise.
L’ouverture d’un compte dédié à votre activité professionnelle permet de :
- séparer vos opérations commerciales de celles réalisées en tant que particulier afin d’éviter toute confusion fiscale et comptable,
- nommer éventuellement des mandataires et cotitulaires distincts de ceux de votre compte privé,
- pouvoir souscrire à des services réservés aux professionnels.
La Loi PACTE, entrée en vigueur le 23 mai 2019, a supprimé l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié pour certaines micro entreprises. Dorénavant, l’obligation ne concerne que les micro entreprises :
- Qui encaissent plus de 10 000 euros de recettes par an,
- Et pendant au moins deux années civiles consécutives.
Bien que la tenue du livre de recettes soit libre, elle doit répondre aux exigences fiscales en matière de formalisme. Les enregistrements inscrits dans le livre ne doivent pas être modifiables a posteriori afin d’éviter tout risque de fraude.
Cette règle impose l’utilisation d’un support spécifique au choix, tel qu’un :
- Livre au format papier;
- Logiciel de gestion.
Le formalisme des registres
Afin de compléter votre information sur la tenue des registres obligatoires, nous devons vous rendre attentif : la tenue sous un tableur, Excel par exemple, ne répond pas à l’impossibilité de modifications des enregistrements ; Il est tout à fait possible de procéder à des suppressions, ajouts, modifications des enregistrements et ce, à tout moment.
Attention au respect des obligations légales
Les faiblesses d’Excel pour la tenue d’une comptabilité ne sont pas à rechercher dans les capacités calculatoires du logiciel, mais dans son adéquation ou plutôt son inadéquation aux obligations légales.
Le micro entrepreneur est légalement dans l’obligation de conserver pendant dix ans sa comptabilité et de pouvoir la présenter en cas de demande de l’administration (par exemple dans le cas d’un contrôle fiscal ou social). Or Microsoft ne garantit aucunement la pérennité pendant dix ans de la version actuelle de la suite Office (et l’expérience tendrait à démontrer le contraire…) Il est fort possible que les tableaux, patiemment construits pour assurer la comptabilité de l’entreprise, supportent mal ensuite les évolutions de ces versions futures de la suite Office.
Le risque est réel puisque les tableaux des anciennes versions d’Excel (extension .xls) souffrent de « pertes mineures de compatibilité » lorsqu’ils sont lus avec les versions actuelles et ceux issus de la suite gratuite Works de Microsoft ne sont plus du tout lus désormais !
Et si le micro entrepreneur ne peut fournir sa comptabilité lorsqu’elle lui est demandée, il s’expose à un redressement basé sur une estimation forfaitaire de ses bénéfices, estimation rarement favorable…
L’autre problème lié à l’utilisation d’Excel est l’absence de possibilité de figer définitivement les données contrairement aux logiciels spécialisés dans la comptabilité. Cette difficulté peut être corrigée en imprimant périodiquement les journaux comptables et en les datant et paraphant page par page de façon manuscrite ou en les recopiant patiemment dans un livre comptable papier.
Enfin, en cas d’activité mixte, les ventes et les prestations de services doivent apparaître distinctement sur le livre-journal présentant le détail des recettes, ; il en est de même sur les factures.
- la date de l’encaissement (et non de la facturation),
- référence des pièces justificatives correspondant à cette recette,
- le nom du client ou de la société mandataire,
- la nature de la recette (vente, prestations, débours..),
- le montant encaissé,
- le mode de paiement du client : chèque, espèces, carte bancaire, paypal…
- Si votre chiffre d’affaires justifie votre assujettissement à la TVA, n’oubliez pas d’ajouter une colonne TVA dans votre livre des recettes.
La comptabilité de la micro entreprise
Obligation de tenir un livre des achats
Un registre des achats ou livre des achats est obligatoire lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou encore à fournir des prestations d’hébergement.
Ce dernier doit récapituler chaque année le détail des achats engagés pour l’activité de micro entrepreneur et préciser le mode de règlement et les références
des pièces justificatives (factures fournisseurs, notes, etc….). Comme le livre des recettes, les écritures seront non modifiables.
- la date de l’achat ;
- le nom du fournisseur ;
- la nature de l’achat ;
- le montant TTC ;
- le monde de règlement.
Comme le livre des recettes, les écritures seront non modifiables.
Activités mixtes distinctes
Le micro-entrepreneur doit tenir une comptabilité pour chaque catégorie d’activité (exemple BIC et BNC).
Mais, il ne remplira qu’une seule déclaration de chiffre d’affaires pour l’ensemble de ses activités.
Il faudra ventiler la part de chiffre d’affaires relative à chaque activité car toutes ne se voient pas appliquer le même taux de cotisations.
La comptabilité de la micro entreprise
Les logiciels de comptabilité pour micro entrepreneur
Gérer sa comptabilité seul·e vous inquiète ? Vous avez peur de faire des erreurs ?
En effet, il n’est pas simple de maîtriser tous les aspects juridiques, commerciaux, fiscaux. Même en étant de bonne foi, les redressements, amendes et pénalités peuvent être très lourds.
Une autre solution existe. Vous pouvez utiliser un logiciel spécialement conçu pour vous aider pas à pas dans le respect absolu des règles et lois en vigueur.
Avantage n°1 : Centraliser toutes les données comptables.
Finie l’angoisse des documents, des données, des archives perdus. Tout est conservé, accessible, à l’abri et vous pourrez aisément tout retrouver.
Avantage n°2 : Fiabiliser et sécuriser votre comptabilité
Utiliser un logiciel de comptabilité conçu spécifiquement pour les micro entrepreneurs vous assure une très grande sécurité.
En effet, les devis, factures, avoirs seront conformes à la législation. Les livres et registres non modifiables retracent toutes vos opérations vous évitant bien des déboires, des omissions, des ratures.
Avantage n°3 : Des alertes et un suivi de la gestion
Les logiciels bien conçus permettent :
- de vous alerter sur vos chiffres d’affaires (plafonds à respecter, passage à la TVA…),
- assurent via un tableau de bord un suivi des clients (relances), des analyses de gestion…
Nous vous proposons de vous abonner à notre outil de gestion essentiellement conçu pour les micro entreprises. Nous insistons sur le fait que le logiciel n’est pas un produit destiné aux entreprises individuelles au réel et décliné pour les micro entreprises. Ce sont en général des « usines à gaz » qui de surcroît ne répondent pas aux normes spécifiques des micro entreprises et sont très axés sur la nécessité de connaître les règles de tenue comptable.
Il existe également des logiciels dits « gratuits ». Nous n’en connaissons aucun. Il existe une version de base à laquelle il manque bon nombres de fonctionnalités y compris des fonctions légales. Pour les obtenir, il faut passer à la version payante. Comme vous êtes engagé avec la version gratuite, vous êtes en général amené à vous abonner à la version payante toutefois à un coût élevé.
Nous avons mis au point, le produit simple, efficace, pilotable sans aucune notion comptable.
Tenir une comptabilité complète et aboutie
GESTICOMPTA® est le logiciel de gestion conçu par une équipe de spécialistes de la micro entreprise animée par un expert-comptable.
Une version d’essais de 14 jours sans aucun engagement permet de se faire une opinion sur l’efficacité et la simplicité d’utilisation.
Vous allez concevoir des devis, des factures, des avoirs très professionnels.
Tous ces documents répondront aux obligations légales. Vous allez les éditer et les envoyer par mails à vos clients. Vous allez les conserver et les archiver en toute sécurité.
En plus des services de devis, factures et avoirs, le logiciels vous permet de tenir votre livre des recettes et registre des achats, mais pas seulement. C’est aussi un outil qui permet de suivre la gestion de votre affaire par la mise à disposition de tableaux de bord, d’analyse et d’alertes.
Sans oublier le suivi des paiements et éviter les impayés ! Des e-mails de relance préétablis sont générés automatiquement, il ne reste qu’à valider l’envoi.
Un essai vaut mieux qu’un long discours.
Vous allez accéder au logiciel en ligne, il vous suffira d’indiquer :
- Votre bonne adresse mail,
- Un code d’accès que vous devrez mémoriser.
Et, pendant 30 jours, vous pourrez tenir votre comptabilité. Attention faites le bon choix entre la version de base et la version de TVA..
Nos conseils pour faciliter votre gestion comptable
les bonnes habitudes
Conseil n°1 : Prévoyez les déconvenues…
Si vous choisissez la comptabilité à la main , veillez toujours à faire des duplicatas de vos factures, devis et autres documents importants. Stockez-les dans un cloud, prévenez les bugs de disque dur et la disparition de feuilles volantes.
Gardez en tête que vous devez conserver ces documents pendant 10 ans. Etre prévoyant·e et organisé·e n’est donc pas une option !
Conseil n°2 : Suivez votre comptabilité au jour le jour
La comptabilité est une affaire de tous les jours !
Ne reporter pas l’enregistrement de vos écritures comptables à « demain ». Faites une place à la gestion comptable dans votre journée ou votre semaine. Plus vous attendrez pour remplir vos obligations comptables plus des erreurs seront susceptibles de s’y glisser.
Mieux vaut prévenir que guérir !
En outre, plus la comptabilité s’intégrera à votre quotidien plus elle pourra devenir « un jeu », un défi. C’est en mettant la comptabilité au service de la prise de décision que vous apprendrez à apprécier cet outil de gestion !
Je le dis souvent : le chef d’une micro entreprise est un chef d’entreprise tout simplement.
Conseil n°3 : Anticipez !
Tenir sa comptabilité c’est avoir une visibilité sur l’évolution de son entreprise.
Elle vous permet un suivi de la trésorerie et ainsi de pouvoir anticiper au mieux le paiement de vos cotisations.
Gardez toujours un œil sur votre chiffre d’affaires.
Si votre activité évolue rapidement, ne vous faites pas surprendre par les plafonds de TVA ou les plafonds de chiffre d’affaires à respecter.
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