la facture d’acompte en micro entreprise
La facture d’acompte en micro entreprise est une obligation légale ! Une obligation pour tous. Je ne peux que faire le constat suivant : moins de 3% des micro entrepreneurs établissent une facture d’acompte.
Et pourtant c’est :
- Obligation légale :
- Article 289 du Code général des impôts (CGI),
- Sanctions en cas d’absence de facture d’acompte.
- Contenu obligatoire de la facture d’acompte :
- Mentions légales pour tous les micro-entrepreneurs,
- Mentions spécifiques pour les micro-entrepreneurs assujettis à la TVA.
- Sécuriser le paiement :
- Permet de percevoir un acompte avant la prestation,
- Réduit le risque d’impayés.
- Améliorer la trésorerie :
- Facilite la gestion du « cash-flow »,
- Simplifier la comptabilité :
- Facilite le suivi des acomptes reçus et des factures à émettre,
- Permet de respecter les obligations fiscales.
Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?
Pour commencer :
La facture d’acompte est un document comptable officiel émis par un professionnel à son client lors de la vente d’un produit ou d’une prestation de service. Elle constate le versement d’une avance, appelée acompte, par le client avant la réalisation complète de la vente ou de la prestation.
Bon à savoir : vous ne pouvez percevoir un acompte, que si cette modalité est expressément prévue au contrat, dans les conditions générales de vente et/ou le devis signé par le client. Effectivement, vous devez l’informer en amont qu’il va devoir payer une partie de la commande ou de la prestation en avance.
- le montant d’un devis élevé,
- l’achat de matériaux coûteux indispensables au lancement d’une production,
- une réservation est nécessaire à la vente,
- la prestation doit se dérouler sur une période de temps assez longue.
D’autres raisons qui vous sont propres peuvent vous amener à réclamer un acompte à vos clients.
Facture d’acompte : quelles mentions obligatoires ?
Traitez vos factures d’acompte comme vos factures classiques car elles doivent comporter les mêmes mentions obligatoires
.
Elles présentent cependant quelques différences. Déjà, la mention « facture d’acompte » doit figurer sur le document. Ensuite, elle doit faire référence au devis initial (si un devis a été établi). Vous pouvez par exemple écrire : «facture d’ acompte de x % du devis N°xxx ».
Exemple de copie d’écran avec mention extrait du logiciel gesticompta.
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Est-il obligatoire de faire une facture d’acompte ?
La facture d’acompte est une obligation légale prévue par le Code général des impôts, à partir du moment où un règlement a été effectué en avance.
Bien entendu vous n’êtes pas obligé de demander un acompte mais dès l’instant où vous le faites vous devez établir une facture.
L’’article 289 du CGI I-1-c, précise que tout versement réalisé avant la prestation doit être suivi de l’émission d’une facture d’acompte. Ceci concerne toutes les entreprises, qu’elles soient assujetties à la TVA ou non.
La facture d’acompte est éditée et envoyée au client avant la réalisation de la prestation ou de la livraison des produits commandés (comme vu précédemment, il peut être versé avant tout type de contrat).
Son règlement déclenche le début des opérations. Une fois le service effectué, une facture finale sera générée : le montant de l’acompte sera alors retiré du montant total à régler.
Comment numéroter une facture d’acompte ?
La facture d’acompte sera datée lors du jour de son émission. La numérotation suivra la même chronologie que vos autres factures.
la facture d’acompte en micro entreprise
Pour vos clients, verser un acompte est également avantageux.
Cela lui permet de répartir les coûts dans le temps et donc de ne pas avoir à payer une somme importante en une seule fois.
Rappel : une fois l’acompte versé, vous avez l’obligation de réaliser les services commandés jusqu’au bout.
Facture d’acompte et facture d’avancement : quelles différences ?
- La facture d’acompte a pour but de garantir une transaction en réalisant un versement partiel du montant total d’une vente. C’est un règlement unique qui est fait avant la livraison ou le début d’une prestation.
- La facture d’avancement (appelée également facture de situation) est un dispositif de facturation permettant d’échelonner des paiements en fonction des travaux réalisés via de multiples factures intermédiaires.
Comment calculer le montant de l’acompte
Vous êtes libre de choisir le montant de l’acompte que vous allez demander. Vous devez cependant vous mettre d’accord avec votre client sur les sommes à payer, ainsi que sur leurs dates de règlement, avant et pendant la réalisation de la mission.
On constate souvent une demande de 30 % du montant total du devis, mais vous pouvez tout à fait décider de procéder autrement en fonction de la situation propre de votre entreprise.
Quels que soient vos choix, assurez-vous toujours que votre client en est bien informé et qu’il les valide en signant le devis.
Comment créer une facture d’acompte avec un logiciel de facturation ?
Gérer les factures d’acompte peut être complexe et surtout chronophage. C’est la raison pour laquelle utiliser un logiciel de facturation en ligne simplifie toutes vos démarches comptables. Il vous aide à éditer vos devis et factures d’acompte très rapidement et sans faire d’erreurs.
Avec Gesticompta, vous pouvez créer un devis en 2 minutes seulement. Si vous décidez de demander un premier versement à votre client, il vous suffit de remplir le champ dédié avec le pourcentage ou le montant de l’acompte.
Par ailleurs, en cas de débours, le montant du règlement de l’acompte couvrant les débours sera automatique.
Faut-il ajouter la TVA sur une facture d’acompte ?
Si vous êtes assujetti à la TVA, alors bien entendu elle doit apparaître sur votre facture d’acompte. Votre client professionnel peut ainsi déduire la TVA sans attendre la facture finale.
- L’acompte est un paiement partiel qui engage les parties à finaliser la transaction.
- Les arrhes sont un paiement partiel qui sert de garantie et permet aux parties de se rétracter avec des conséquences différentes.
Tableau récapitulatif :
| Critères | Acompte | Arrhes |
|---|---|---|
| Engagement | Oui | Non |
| Rétractation | Possible avec indemnités | Possible avec des conséquences différentes |
| Remboursement | Non remboursable en cas de rétractation de l’acheteur | Remboursable selon la partie qui se rétracte |
| Montant | Librement fixé | Limité à 10% du prix total |
| Formalisme | Document écrit | Document écrit et signé |
Il n’y a pas de montant légal pouvant être demandé au titre d’un acompte. Chaque prestataire est libre de fixer le montant de l’acompte qu’il souhaite percevoir pour valider la commande. En pratique, l’acompte correspond « généralement à 30 % du prix total ».
Quelle est la différence entre une facture d’acompte et une facture d’avoir ?
La facture d’acompte est une facture qui formalise le paiement d’une avance sur le prix, afin de valider la commande du client pour des marchandises, un bien, ou une prestation de services. La facture d’avoir, quant à elle, est une facture émise après la réalisation du contrat et qui formalise le remboursement auprès du client de tout ou partie du prix.
Quel délai pour récupérer un acompte ?
Si le client annule le contrat:
- Acompte: Le client ne peut généralement pas être remboursé de l’acompte, sauf si le micro-entrepreneur est responsable de l’annulation.
- Arrhes: Le client peut être remboursé des arrhes, sauf si l’annulation est due à un manquement de sa part.
2. Si le micro-entrepreneur annule le contrat:
- Acompte: Le client doit être remboursé de l’acompte, majoré d’intérêts au taux légal.
- Arrhes: Le micro-entrepreneur doit restituer les arrhes au double.
3. Si le contrat est résilié pour une autre raison:
- Acompte: Le sort de l’acompte dépendra des termes du contrat et des circonstances de la résiliation.
- Arrhes: Le sort des arrhes dépendra des termes du contrat et des circonstances de la résiliation.
4. Délai légal:
- Acompte: Si le micro-entrepreneur ne rembourse pas l’acompte dans les 14 jours suivant la résiliation du contrat, le client peut le poursuivre en justice.
- Arrhes: Le client n’a pas de délai légal pour réclamer le remboursement des arrhes.
Demande d’acompte et assujettissement à la TVA
La demande d’acompte est soumise à la TVA si le micro-entrepreneur est assujetti à la TVA.
Voici un tableau récapitulatif des différences entre les deux situations :
| Critère | Assujetti à la TVA | Non assujetti à la TVA |
|---|---|---|
| TVA sur l’acompte | Oui, la TVA est collectée sur l’acompte et doit être reversée à l’administration fiscale. | Non, la TVA n’est pas collectée sur l’acompte. |
| Mention sur la facture | La facture d’acompte doit mentionner le montant de la TVA collectée. | La facture d’acompte ne doit pas mentionner la TVA. |
| Déclaration de TVA | Le montant de la TVA collectée sur les acomptes doit être déclaré dans la déclaration de TVA. | Le montant de la TVA n’est pas déclaré dans une déclaration de TVA. |
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