la facture d’acompte en micro entreprise

la facture d’acompte en micro entreprise

La facture d’acompte en micro entreprise est une obligation légale ! Une obligation pour tous. Je ne peux que faire le constat suivant  : moins de 3% des micro entrepreneurs établissent une facture d’acompte.

la facture d'acompte obligatoire

Et pourtant c’est :

  • Obligation légale :
    • Article 289 du Code général des impôts (CGI),
    • Sanctions en cas d’absence de facture d’acompte.
  • Contenu obligatoire de la facture d’acompte :
    • Mentions légales pour tous les micro-entrepreneurs,
    • Mentions spécifiques pour les micro-entrepreneurs assujettis à la TVA.
  • Sécuriser le paiement :
    • Permet de percevoir un acompte avant la prestation,
    • Réduit le risque d’impayés.
  • Améliorer la trésorerie :
    • Facilite la gestion du « cash-flow »,
    • Simplifier la comptabilité :
      • Facilite le suivi des acomptes reçus et des factures à émettre,
      • Permet de respecter les obligations fiscales.

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Pour commencer :

La facture d’acompte est un document comptable officiel émis par un professionnel à son client lors de la vente d’un produit ou d’une prestation de service. Elle constate le versement d’une avance, appelée acompte, par le client avant la réalisation complète de la vente ou de la prestation.

Bon à savoir : vous ne pouvez percevoir un acompte, que si cette modalité est expressément prévue au contrat, dans les conditions générales de vente et/ou le devis signé par le client. Effectivement, vous devez l’informer en amont qu’il va devoir payer une partie de la commande ou de la prestation en avance.

Il est généralement demandé dans les situations suivantes :

  • le montant d’un devis élevé,
  • l’achat de matériaux coûteux indispensables au lancement d’une production,
  • une réservation est nécessaire à la vente,
  • la prestation doit se dérouler sur une  période de temps assez longue.

D’autres raisons qui vous sont propres peuvent vous amener à réclamer un acompte à vos clients.

Facture d’acompte : quelles mentions obligatoires ?

Traitez vos factures d’acompte comme vos factures classiques car elles doivent comporter les mêmes mentions obligatoires.

Elles présentent cependant quelques différences. Déjà, la mention « facture d’acompte » doit figurer sur le document. Ensuite, elle doit faire référence au devis initial. Vous pouvez par exemple écrire : «facture d’ acompte de x % du devis N°xxx ».

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Est-il obligatoire de faire une facture d’acompte ?

La facture d’acompte est une obligation légale prévue par le Code général des impôts, à partir du moment où un règlement a été effectué en avance. 

Bien entendu vous n’êtes pas obligé de demander un acompte mais dès l’instant où vous le faites vous devez établir une facture.

L’’article 289 du CGI  I-1-c, précise que tout versement réalisé avant la prestation doit être suivi de l’émission d’une facture d’acompte. Ceci concerne toutes les entreprises, qu’elles soient assujetties à la TVA ou non.

Quelle est la différence entre une facture d’acompte et une facture classique ?

Une facture classique correspond à la demande de paiement de la commande dans sa totalité suite à la livraison des marchandises ou à la finalisation de la prestation de services. De son côté, la facture d’acompte ne porte que sur une fraction du prix.

Elle est éditée juste après la signature du contrat ou du devis. Ensuite, à la livraison des marchandises ou à la fin de la mission, une facture définitive doit être éditée. Celle-ci mentionne le montant de l’acompte versé, et permet de demander le paiement du solde.

Les différences principales 

Critères Facture classique Facture d’acompte
Moment d’émission Émise après la réalisation de la prestation ou la livraison du bien. Émise avant la réalisation de la prestation ou la livraison du bien, généralement après la signature du devis.
Objet Facture le montant total de la prestation et/ou du bien. Facture une partie du montant total, « généralement un pourcentage ».
Mention Ne mentionne pas d’acompte. Doit mentionner « facture d’acompte ».
TVA La TVA est collectée sur le montant total de la facture (si assujettissement) La TVA est collectée sur le montant de l’acompte (si assujettissemnt)
Paiement Le paiement est effectué en une seule fois. Le paiement est effectué en plusieurs fois (si besoin), dont l’acompte est la première échéance.
Suivi Ne nécessite pas de suivi particulier. Nécessite un suivi des acomptes reçus et des factures à émettre.

Quand émettre une facture d’acompte ?

La facture d’acompte est éditée et envoyée au client avant la réalisation de la prestation ou de la livraison des produits commandés.

Son règlement déclenche le début des opérations. Une fois le service effectué, une facture finale sera générée : le montant de l’acompte sera alors retiré du montant total à régler.

Comment numéroter une facture d’acompte ?

La facture d’acompte sera datée lors du jour de son émission. La numérotation suivra la même chronologie que vos autres factures.

la facture d’acompte en micro entreprise

Pourquoi émettre une facture d’acompte ?

Au-delà de l’obligation légale d’émettre une facture d’acompte en cas de versement d’acompte, cette pratique présente de nombreux avantages pour vous.

Avantages Descriptions
Sécurisation du paiement Réduit le risque d’impayés en s’assurant d’un engagement financier du client.
Amélioration de la trésorerie Permet de disposer d’une avance de fonds avant la réalisation complète du projet.
Motivation du client Engage le client financièrement et le motive à finaliser le projet.
Simplification de la gestion administrative Facilite le suivi des acomptes reçus et des factures à émettre.
Meilleure planification financière Permet de mieux anticiper les recettes et les dépenses.
Flexibilité Offre la possibilité de demander des acomptes à différents moments du projet.
Satisfaction client Peut rassurer le client en démontrant le sérieux du micro-entrepreneur.

La facture d’acompte est-elle avantageuse pour vos clients ?

Pour vos clients, verser un acompte est également avantageux.

Cela lui permet de répartir les coûts dans le temps et donc de ne pas avoir à payer une somme importante en une seule fois.

Rappel : une fois l’acompte versé, vous avez l’obligation de réaliser les services commandés jusqu’au bout.

 

Facture d’acompte et facture d’avancement : quelles différences ?

  • La facture d’acompte a pour but de garantir une transaction en réalisant un versement partiel du montant total d’une vente. C’est un règlement unique qui est fait avant la livraison ou le début d’une prestation.
  • La facture d’avancement (appelée également facture de situation) est un dispositif de facturation permettant d’échelonner des paiements en fonction des travaux réalisés via de multiples factures intermédiaires.

Comment calculer le montant de l’acompte 

Vous êtes libre de choisir le montant de l’acompte que vous allez demander. Vous devez cependant vous mettre d’accord avec votre client sur les sommes à payer, ainsi que sur leurs dates de règlement, avant et pendant la réalisation de la mission.

On constate souvent une demande de 30 % du montant total du devis, mais vous pouvez tout à fait décider de procéder autrement en fonction de la situation propre de votre entreprise.

Quels que soient vos choix, assurez-vous toujours que votre client en est bien informé et qu’il les valide en signant le devis.

Comment créer une facture d’acompte avec un logiciel de facturation ?

Gérer les factures d’acompte peut être complexe et surtout chronophage. C’est la raison pour laquelle utiliser un logiciel de facturation en ligne simplifie toutes vos démarches comptables. Il vous aide à éditer vos devis et factures d’acompte très rapidement et sans faire d’erreurs.

Avec Gesticompta, vous pouvez créer un devis en 2 minutes seulement. Si vous décidez de demander un premier versement à votre client, il vous suffit de remplir le champ dédié avec le pourcentage ou le montant de l’acompte.

Par ailleurs, en cas de débours, le montant du règlement de l’acompte couvrant les débours sera automatique.

Faut-il ajouter la TVA sur une facture d’acompte ?

Si vous êtes assujetti à la TVA, alors bien entendu elle doit apparaître sur votre facture d’acompte. Votre client professionnel peut ainsi déduire la TVA sans attendre la facture finale.

Que devient l’acompte en cas de rupture du contrat ?

Le versement d’un acompte représente un véritable engagement de la part du professionnel, mais aussi de son client. Ainsi, si l’un de vous se rétracte, il convient de s’interroger sur le sort de l’acompte : doit-il être remboursé ou conservé par le micro entrepreneur ?

La réponse à cette question dépend de qui est à l’origine de la rupture du contrat :

  • si le micro entrepreneur se rétracte, il doit rembourser l’acompte. Il peut même être condamné à payer des dommages-intérêts si sa rétractation a entraîné un préjudice au client ;
  • si le client se rétracte, vous conservez la totalité de l’acompte. De plus, en fonction de vos conditions de vente , le client peut avoir à payer le solde..

la facture d’acompte en micro entreprise

Questions/réponses

Quelles sont les différences entre acomptes et arrhes ?
Critères Acompte Arrhes
Engagement Engage le client et le micro-entrepreneur à honorer le contrat. N’engage ni le client ni le micro-entrepreneur.
Remboursement en cas d’annulation Le client ne peut pas être remboursé de l’acompte, sauf si le micro-entrepreneur est responsable de l’annulation. Le client peut être remboursé des arrhes, sauf si l’annulation est due à un manquement de sa part.
Montant Le montant est généralement un pourcentage du prix total. Le montant est généralement « symbolique ».
Facturation Doit être mentionné sur la facture. Doit être mentionné sur un document séparé.

En résumé :

  • L’acompte est un paiement partiel qui engage les parties à finaliser la transaction.
  • Les arrhes sont un paiement partiel qui sert de garantie et permet aux parties de se rétracter avec des conséquences différentes.

Tableau récapitulatif :

Critères Acompte Arrhes
Engagement Oui Non
Rétractation Possible avec indemnités Possible avec des conséquences différentes
Remboursement Non remboursable en cas de rétractation de l’acheteur Remboursable selon la partie qui se rétracte
Montant Librement fixé Limité à 10% du prix total
Formalisme Document écrit Document écrit et signé

Il n’y a pas de montant légal pouvant être demandé au titre d’un acompte. Chaque prestataire est libre de fixer le montant de l’acompte qu’il souhaite percevoir pour valider la commande. En pratique, l’acompte correspond « généralement à 30 % du prix total ».

Quelle est la différence entre une facture d’acompte et une facture d’avoir ?

La facture d’acompte est une facture qui formalise le paiement d’une avance sur le prix, afin de valider la commande du client pour des marchandises, un bien, ou une prestation de services. La facture d’avoir, quant à elle, est une facture émise après la réalisation du contrat et qui formalise le remboursement auprès du client de tout ou partie du prix.

Quel délai pour récupérer un acompte ?

Si le client annule le contrat:

  • Acompte: Le client ne peut généralement pas être remboursé de l’acompte, sauf si le micro-entrepreneur est responsable de l’annulation.
  • Arrhes: Le client peut être remboursé des arrhes, sauf si l’annulation est due à un manquement de sa part.

2. Si le micro-entrepreneur annule le contrat:

  • Acompte: Le client doit être remboursé de l’acompte, majoré d’intérêts au taux légal.
  • Arrhes: Le micro-entrepreneur doit restituer les arrhes au double.

3. Si le contrat est résilié pour une autre raison:

  • Acompte: Le sort de l’acompte dépendra des termes du contrat et des circonstances de la résiliation.
  • Arrhes: Le sort des arrhes dépendra des termes du contrat et des circonstances de la résiliation.

4. Délai légal:

  • Acompte: Si le micro-entrepreneur ne rembourse pas l’acompte dans les 14 jours suivant la résiliation du contrat, le client peut le poursuivre en justice.
  • Arrhes: Le client n’a pas de délai légal pour réclamer le remboursement des arrhes.
Demande d’acompte et assujettissement à la TVA

La demande d’acompte est soumise à la TVA si le micro-entrepreneur est assujetti à la TVA.

Voici un tableau récapitulatif des différences entre les deux situations :

Critère Assujetti à la TVA Non assujetti à la TVA
TVA sur l’acompte Oui, la TVA est collectée sur l’acompte et doit être reversée à l’administration fiscale. Non, la TVA n’est pas collectée sur l’acompte.
Mention sur la facture La facture d’acompte doit mentionner le montant de la TVA collectée. La facture d’acompte ne doit pas mentionner la TVA.
Déclaration de TVA Le montant de la TVA collectée sur les acomptes doit être déclaré dans la déclaration de TVA. Le montant de la TVA n’est pas déclaré dans une déclaration de TVA.

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