En préambule, quelles sont vos obligations ?
- Emettre des factures conformes
à la règlementation en vigueur, - Tenir un livre des recettes et le cas échéant un registre des achats
- Déclarer mensuellement ou trimestriellement suivant option, son chiffre d’affaires encaissé.
En tout état de cause, une bonne organisation est de rigueur.
Pour aller plus loin : le guide complet du micro entrepreneur.
1 – Un tout-en-un en ligne
Je n’ai de cesse que de prévenir les micro entrepreneur qu’une comptabilité sous un tableur n’est pas règlementaire. Pour ne pas le citer, l’exemple de Excel est un parfait exemple.
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- Les factures et par suite leur enregistrement doivent être inaltérables. Il ne doit jamais être possible de pouvoir en modifier le contenu, le numéro chronologie, la date de clôture de l’archivage,
- Microsoft ne donne aucune assurance du maintien de son logiciel Excel et de la compatibilité avec des versions nouvelles,
- Il ne sera pas possible d’éditer des factures électroniques lors de l’obligation de les émettre à partir du mois de septembre 2027. Il faut s’y préparer !
Pour mémoire :Les nouvelles mentions sur vos factures en 2024
Nouvelles mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures à partir du 1er juillet 2024 :
- Le numéro SIREN / Siret : numéro d’identification de votre micro-entreprise
- L’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation
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Le type d’opération: en micro-entreprise, la nature de l’opération peut soit être qualifiée de livraison de biens (si vous faites de l’achat / vente de marchandises), soit de prestation de services (commerciale, artisanale ou libérale) ou d’opération mixte (si vous vendez des biens et services).
lequel répond à toutes vos obligations et qui plus est, vous offre une période d’abonnement gratuit.2 – La chronologie des factures
En France, la numérotation des factures est une obligation légale pour tous les types d’entreprises, y compris les micro-entrepreneurs. Cette obligation est régie par l’article L441-3 du Code de commerce et l’article 286 du Code général des impôts.
Les principales règles à respecter pour la numérotation des factures :
- Numérotation unique et continue : Chaque facture doit avoir un numéro unique qui ne peut pas être utilisé pour une autre facture. La numérotation doit être continue, sans saut ni doublon,
- Ordre chronologique : Les numéros de facture doivent être attribués dans l’ordre chronologique de leur émission,
- Séries de numérotation : L’entreprise peut utiliser différentes séries de numérotation pour ses factures, par exemple, une série pour les factures de vente et une autre pour les factures d’avoir,
- Format du numéro de facture : Le format du numéro de facture est libre, mais il doit être clair et lisible. Il peut être composé de chiffres, de lettres ou d’une combinaison des deux.
Le non-respect de ces règles peut entraîner des sanctions :
- Amende de 15 € par facture non conforme.
- Majoration de 10 % du montant de la TVA due sur la facture.
Voici quelques conseils pour respecter l’obligation de la numérotation chronologique des factures :
- Utiliser un logiciel de facturation :Un logiciel de facturation permet de générer automatiquement des numéros de facture uniques et chronologiques.
- Conserver un registre des factures : Il est important de conserver un registre des factures émises qui mentionne le numéro de chaque facture, la date d’émission et le client.
Informations complémentaires :
- Numérotation des factures d’acompte et d’avoir : Les factures d’acompte et d’avoir doivent également être numérotées de manière chronologique, mais elles peuvent avoir une série de numérotation différente des factures de vente,
- Numérotation des factures proforma : Les factures proforma ne sont pas des factures obligatoires, mais elles doivent néanmoins être numérotées,
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Conservation des factures : Les factures doivent être conservées pendant 10 ans.
3 – Ouvrez un compte bancaire
ou encore dans le cas .- Le paiement de vos charges (cotisations sociales et fiscales, CFE…),
- Les dépenses réalisées dans le cadre de votre activité,
- Le dépôt de vos recettes,
- Les prélèvements que vous effectuez à titre personnel.
Ainsi, afin d’éviter les frais d’un compte pro, vous pouvez ouvrir un compte personnel essentiellement consacré à votre activité de micro entrepreneur. Je sais que bon nombre de banques y sont réticentes et évoquent des arguments fallacieux. Je ne peux que vous conseiller de faire jouer la concurrence.
Le micro entrepreneur doit utiliser ce compte dédié pour :
Je vous renouvelle les mouvements à effectuer sur ce compte.
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- Encaisser ses recettes,
- Prélever les dépenses et les achats en rapport avec votre activité,
- Effectuer des prélèvements pour votre rémunération, par chèque ou par virement bancaire vers votre compte personnel,
- Utiliser des moyens de paiement au nom commercial de son entreprise (chéquier, terminal de paiement de carte bancaire, etc.),
- Obtenir un crédit…
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4 – Bien maîtrisez les différents plafonds, seuils à respecter
suivez ce lien5 – Se protéger juridiquement
Souscrire une assurance professionnelle.
Surtout ne confondez pas votre assurance RC personnelle avec l’assurance RC pro que je vous conseille sincèrement de souscrire.
- Pour les entreprises du bâtiment, vous devez obligatoirement souscrire une décennale,
- Il existe également certains métiers pour lesquels une assurance est obligatoire (renseignez-vous auprès de votre assureur)
Mettez à jour vos conditions générales de vente.
- Si vous pouvez vous inspirer des conditions générales de vente (CGV) d’autres entreprises ou de modèles trouvés sur Internet ; ne faites jamais un copier-coller.
La désignation d’un médiateur
une obligation souvent ignorée : ne prenez pas le risque de ne pas y souscrire !
Mais qu’est-ce donc que la médiation de la consommation ?
Selon l’article L612-1 du Code de la consommation, la médiation est un dispositif permettant à « Tout consommateur […] de recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en vue de la résolution amiable du litige qui l’oppose à un professionnel ».
Plus concrètement, si un client ayant acheté un produit ou une prestation se trouve mécontent de son achat, il peut recourir à la médiation de la consommation.
Une obligation d’y souscrire
Il existe des médiateurs de la consommation absolument pour tout : les impôts, la CAF, Pôle Emploi, assurances……
6 – Suivez votre comptabilité de manière régulière
Je le dis souvent, une micro entreprise est une entreprise comme les autres. Je veux dire qu’elle doit être gérée avec la même organisation qu’une moyenne entreprise.
- Tâches fastidieuses et chronophages: La paperasse administrative prend du temps et peut détourner votre attention de votre cœur de métier,
- Manque de clarté et de compréhension: Les démarches administratives peuvent être complexes et difficiles à comprendre, surtout pour les micro-entrepreneurs débutants,
- Risque d’erreurs: Les erreurs administratives peuvent avoir des conséquences graves, comme des pénalités ou des sanctions.
Voici quelques pistes d’amélioration :
- Simplification des démarches administratives: Diminuer le nombre de documents requis et simplifier les procédures,
- stocker les documents sur le Cloud : en plus de votre organisation personnelle, stocker vos documents sur le Cloud pour les mettre à l’abri de tous problèmes internes (incendie, inondations….
- Mise à disposition d’outils pour : automatisation des tâches, gains de temps, sécurité des données, simplification des procédures obligatoires. Je ne peux que vous conseiller l’abonnement à gesticompta pour que vous puissiez vous consacrer à votre métier et nous, nous ferons ‘le reste ».
- Formation et accompagnement: faire des formations pour améliorer votre organisation, lisez les guides consacrés aux micro entrepreneurs.
7 – Gardez toutes vos preuves d’achats
8 – Sauvegardez et archivez toutes les données essentielles
Il est absolument nécessaire d’archiver vos factures, devis, avoirs mais surtout votre journal des recettes et votre registre des dépenses.
- d’une clôture avec mention de la date de clôture, Ceci pour respect de la législation fiscale de l’inaltérabilité du journal. Un journal clos n’autorise l’accès qu’en lecture
- d’un archivage externe avec code d’accès pour édition en cas de contrôle fiscal.
Gesticompta est conçu pour faire un archivage externe en automatique pour votre usage personnel + délivrance d’un code d’accès pour les services fiscaux en cas de contrôle sur place ou à distance.
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