Comprendre et Tenir Votre Registre des Achats en Micro-entreprise en 2025

En tant que micro-entrepreneur, la gestion administrative peut parfois sembler complexe. Parmi les obligations comptables, la tenue du registre des achats micro-entreprise est une étape souvent sous-estimée mais pourtant indispensable. Ce document, loin d’être une simple formalité, est la clé d’une gestion rigoureuse et d’une conformité fiscale irréprochable.

Le registre des achats en microentreprise est un livre comptable dans lequel vous reportez chacun des achats que vous faites pour le compte de votre microentreprise.

La tenue de ce registre est obligatoire quand votre activité principale est la vente des marchandises, d’objets, de fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou si vous fournissez des prestations hôtelières (hébergement).

Pour tous les autres micro entrepreneurs, ce registre est facultatif, mais je vous recommande vivement d’en tenir un, pour avoir une vision globale de vos dépenses et savoir plus facilement combien vous rapporte réellement votre micro entreprise.

Le registre des achats reprend pour chaque année (je conseille une tenue au mois le mois) le détail de chaque achat et doit obligatoirement mentionner :

• La date de l’achat,
• La référence de l’achat (facture, note, ticket justificatif, etc.),
• Le nom du fournisseur,
• La nature de l’achat,
• Le montant TTC de l’achat,
• Le mode de règlement.

Vous devez de plus conserver les factures et pièces justificatives de chaque achat et être en mesure de les présenter en cas de contrôle.

Modèle simple papier ci-dessous.

Ce modèle est trop simpliste et comporte de nombreux risques :

• Risques de ratures (rejet de la comptabilité et taxation d’office),
• Erreurs de reports,
• Report d’informations insuffisant,
• Impossibilité de calculer le résultat, 
• N’a pas de colonne spécifique à la TVA déductible. .

 Le registre des achats a pour fonctions principales de :

• Suivre la gestion de vos sorties de compte,
• Établir vos déclarations de TVA (pour les assujettis),
• Déterminer le résultat réel de votre affaire,
• Faire des analyses d’exploitation de votre entreprise,
• Apporter un maximum d’éléments de gestion à votre banquier si besoin,
• Améliorer le calcul de votre marge bénéficiaire,
• Faire une meilleure approche de votre prix de vente et du coefficient multiplicateur,
• Produire des données à votre comptable si vous en avez ou encore à votre banquier sur demande.

Mais nous conseillons absolument la tenue d’un registre des achats/frais pour une bonne gestion de votre affaire.

Le registre des achats en micro-entreprise avec Gesticompa

Le logiciel de comptabilité en ligne

Pourquoi ne pas envisager l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne ? Cette option se présente comme la solution la plus efficace, simple et sécurisée ! 

Avec l’application de comptabilité tout-en-un Gesticompta, vous disposez d’un outil de gestion complet, spécialement élaboré pour répondre aux besoins des micro entrepreneurs. Vous pouvez consulter l’ensemble de vos enregistrements classé par catégories, facilitant ainsi la tenue de votre registre des achats tout en étant pleinement conforme à la réglementation. 

Le registre comporte toutes les colonnes nécessaires à la retranscription des données permettant d’aller le plus loin possible dans la gestion de la comptabilité.

Ainsi, ici le registre fait le distinguo entre les achats et les frais et fait apparaître la TVA déductible (quand elle l’est).

En pied de registre, une grille récapitule : les achats, les frais, les autres dépenses (particulières) et la tva déductible nécessaire à la déclaration de tva.

Exemple simple d’enregistrement d’une facture fournisseur dans le registre des achats

Pour bien comprendre l’utilité d’utiliser un logiciel pour enregistrer vos dépenses.

Je vous rappelle que les enregistrements se font lors du paiement de la dépense.

En micro entreprise la comptabilité est tenue lors des encaissements et décaissements.

Votre fournisseur vous fait la facture suivante :

    Désignation                                    HT

• Agglos                                      250
• Sacs de ciment                        150
• Perceuse                                  220
• Forets                                         35   
• Ampoules                                  100
• Frais livraison                             40

Total HT :                                           795

TVA 20% :                                         159

TTC    :                                              954

Nous supposons que les ampoules sont pour votre usage personnel.

À présent, regroupons les frais et charges de même nature :

• Agglos + sacs de ciment : 400 + tva 80 = 480 => rubrique matières premières,
• Perceuse + foret : 255 + tva 51 = 306 => rubrique petit outillage,
• Les frais de livraison : 40 + tva 8, => frais de livraison,
• Ampoules : 100 + tva 20 = 120 => rubrique frais pour soi-même => attention, il s’agit de basculer cette dépense pour soi-même dans la liste autres dépenses.

Nous vous rendons attentif : vous ne devez pas affecter cette dépense dans achats /Frais, il faut vous déplacer sur : Autres dépenses.

L’enregistrement dans le registre des achats en micro-entreprise

Nous constatons :

• Dans la colonne nature de la dépense = l’affectation correcte des lignes de facture,
• Dans la colonne autres dépenses figure les frais pour soi-même (couleur verte),
• Dans la colonne TVA figure le montant de la TVA récupérable (et elle seule !),
• En pied de registre, le récapitulatif des catégories de dépenses et la TVA déductible servant à la déclaration de TVA.

Pour information : ci-dessous la grille de saisie du registre des achats de la version avancée de Gesticompa.

En 1, accès à la liste des fournisseurs,

En 2, la date du document,

En 3, le mode de règlement,

En 4 et 5, la grille d’affectation de la dépense : la catégorie, le montant HT, le type de dépense (fixe ou variable), la tva récupérable, la tva non récupérable, le montant TTC,

En 6, le justificatif dématérialisé.

Ce type de grille de saisie permet l’enregistrement sans aucune connaissance en comptabilité.

Ci-dessous, un compte d’exploitation réalisé avec la version avancée.

RÉSUMÉ

Le registre des achats est un livre comptable qui récapitule de manière chronologique toutes les dépenses professionnelles effectuées par le micro-entrepreneur.

Obligation légale : Pour certaines activités, la tenue de ce registre est une obligation légale. C’est le cas pour les micro-entrepreneurs qui exercent une activité commerciale de vente de marchandises, d’objets, de fournitures ou de denrées à emporter ou à consommer sur place, ainsi que pour les fournisseurs de prestations d’hébergement. Les activités de prestations de services (hormis l’hébergement) ne sont généralement pas concernées par cette obligation.

Justification en cas de contrôle : Le registre des achats, accompagné de tous les justificatifs (factures, notes, tickets), permet de prouver la réalité et la nature des dépenses professionnelles en cas de contrôle de l’administration fiscale ou sociale. La conservation de ces documents est obligatoire pendant 10 ans.

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