le fichier des écritures comptables (FEC).

Aussi incroyable que cela paraisse : plus de 99% des micro entrepreneurs ignorent l’obligation de production du fichier des écritures comptables : LE FEC !

J’ai souvent insisté pour alerter les micro entrepreneurs sur la nécessité de la tenue d’une comptabilité complète.

Si vous ne devez pas produire un bilan et un compte de résultat en fin d’exercice, il n’en demeure pas moins que vous devez tenir une comptabilité structurée. On dit que votre comptabilité est allégée, en effet, vous ne devez tenir qu’un livre de recettes et un registre des achats (pour ceux effectuant de la vente). Mais pour autant, il ne faut pas confondre une comptabilité allégée avec une comptabilité non conforme.

Nous allons voir que quasiment tous les micro entrepreneurs devront être en mesure de présenter, à la demande des services fiscaux, un fichier structuré et conforme. Nous étudierons plus loin l’incidence de L’Article L.47 A-I du Livre des Procédures Fiscales (LPF).

 

Le fichier des écritures comptables

1. Nature Juridique

Le FEC est un fichier numérique normalisé qui regroupe l’intégralité des enregistrements comptables (écritures) d’une entreprise au cours d’un exercice donné.

• Cadre légal : Son existence et son format sont régis par l’article L.47 A-I du Livre des Procédures Fiscales (LPF) et l’article A.47 A-1.

• Obligation : Il doit être remis à l’administration fiscale au début de chaque vérification de comptabilité (contrôle fiscal). En général, compte tenu des outils informatiques, le contrôle fiscal ne se déroule plus à domicile).

2. Composition et Structure

Le FEC n’est pas un document visuel (comme un PDF), c’est une base de données structurée.

• Format de fichier : Il doit obligatoirement être au format plat, à plat fixe ou délimité (généralement du .txt ou du .csv).

• Codification : Il utilise l’encodage ASCII .

• Contenu : Chaque ligne du fichier correspond à une ligne d’écriture comptable. Pour chaque exercice, les écritures doivent être classées par ordre chronologique de validation.

3. Les 18 Champs Obligatoires

Le FEC doit impérativement contenir 18 colonnes spécifiques. Si une seule manque ou est mal nommée, le fichier est rejeté.
Un fichier rejeté est l’équivalant d’une comptabilité non conforme et par suite d’un rejet de la comptabilité elle-même !

Bien que très technique, je vous mets ci-dessous, les 18 colonnes du FEC.

N°	Champ (Nom technique)	Description fiscale
1	JournalCode	Code du journal d’engagement.
2	JournalLib	Libellé du journal.
3	EcritureNum	Numéro de l’écriture (doit être continu et chronologique).
4	EcritureDate	Date de comptabilisation (format AAAAMMJJ).
5	CompteNum	Numéro de compte (selon le Plan Comptable Général).
6	CompteLib	Libellé du compte.
7	CompAuxNum	Numéro de compte auxiliaire (facultatif si non utilisé).
8	CompAuxLib	Libellé du compte auxiliaire.
9	PieceRef	Référence de la pièce justificative (ex: n° de facture).
10	PieceDate	Date de la pièce justificative.
11	EcritureLib	Libellé de l’écriture comptable.
12	Debit	Montant au débit.
13	Credit	Montant au crédit.
14	EcritureLet	Lettrage de l’écriture (pour les comptes de tiers).
15	DateLet	Date du lettrage.
16	ValidDate	Date de validation de l’écriture (moment où elle devient inaltérable).
17	Montantdevise	Montant en devise (si applicable).
18	Idevise	Code de la devise.

4. La fonction fiscale du FEC

1. Vérifier la concordance entre les déclarations (TVA, IR) et la comptabilité réelle.

2. Détecter les anomalies (ruptures de séquence de numérotation, écritures passées un dimanche, modifications après clôture….).

3. Tester l’irréversibilité : Le champ ValidDate prouve que l’écriture a été « scellée » et n’a pas été modifiée a posteriori et ne pourra pas l’être.

5. Importance pour le Micro-entrepreneur

Pour un micro-entrepreneur, le FEC est la matérialisation de sa rigueur. Même avec une comptabilité simplifiée, si un logiciel est utilisé, le FEC devient le seul document opposable au fisc. Son absence entraîne automatiquement une amende de 5 000 € et peut conduire à une procédure d’évaluation d’office (le fisc recalcule lui-même votre chiffre d’affaires).

Un bon FEC ne se contente pas de lister les encaissements et les règlements; il doit aussi isoler les flux neutres comme les débours, les apports personnels, les retraits….. pour garantir une concordance parfaite avec votre compte bancaire.

Le fichier des écritures comptables

La comptabilité « papier »

En théorie, tout micro-entrepreneur peut encore tenir une comptabilité papier, mais sous des conditions extrêmement strictes qui rendent l’exercice presque anachronique en 2026.

Voici les détails circonstanciés :

1. La condition de base : L’absence totale d’outil informatique

Pour être dispensé de la production du FEC, le micro-entrepreneur ne doit utiliser aucun système informatisé pour saisir ses recettes ou ses achats (dépenses).
Pour rappel : la comptabilité de la micro entreprise est une comptabilité de trésorerie. C’est à dire que la comptabilisation des opérations se fait : à l’encaissement dans le livre des recettes et au paiement dans le registre des achats et frais.

• Ce qui est autorisé en « Papier » : L’usage d’un livre de recettes et d’un registre des achats (format papier autocopiant ou carnet acheté en papeterie) remplis exclusivement à la main, au stylo,

• Le piège : Si vous saisissez vos factures sur un logiciel (même gratuit) mais que vous tenez votre registre à la main, l’administration considère que votre comptabilité est informatisée. Le FEC devient alors obligatoire.

2. Les obligations du registre papier (Art. R123-173 du Code de commerce)

Tenir un registre papier n’est pas synonyme de liberté totale. Pour être probante (avoir une valeur légale), la comptabilité papier doit respecter des règles de forme immuables :

• L’intangibilité : Les pages doivent être numérotées et le registre ne doit présenter ni blanc, ni rature, ni surcharge.

• La chronologie : Les écritures doivent être portées au jour le jour, sans aucun retard.

• L’archivage : Le carnet papier doit être conservé pendant 10 ans après la date de la dernière inscription (Art. L123-22 du Code de commerce).

3. Qui a intérêt à rester au papier ?

Aujourd’hui, seuls trois profils peuvent encore y trouver un intérêt :

1. Les micro-entrepreneurs à très faible volume : Ceux qui émettent moins d’une facture par mois et pour qui l’apprentissage d’un logiciel est plus chronophage que l’écriture manuelle,

2. Les activités sans frais : Puisque le registre des achats est facultatif si l’on ne vend pas de marchandises, un prestataire de services « pur » peut se contenter d’un simple livre de recettes papier,

3. Les zones blanches : Les rares cas où l’accès à l’informatique est impossible (activités itinérantes en haute montagne,…).

Pourquoi le papier est déconseillé ?

• La perte de données : Un café renversé ou une perte du carnet, et c’est l’intégralité de la preuve fiscale qui disparaît,

• Le manque de visibilité : Impossible de faire des statistiques, de prévoir ses cotisations sociales ou son impôt sur le revenu sans recalculer manuellement chaque ligne,

• Le passage à la Facturation Électronique : Avec la généralisation de la facturation électronique (réforme 2024-2026), le papier devient techniquement incompatible avec la transmission obligatoire des données à l’administration via le portail public ou une plateforme partenaire.

L’évolution législative, notamment avec la généralisation de la Facturation Électronique et les règles spécifiques à certains secteurs, a rendu la comptabilité informatisée obligatoire pour une immense majorité de micro-entrepreneurs.

Voici l’énumération précise des catégories de micro-entrepreneurs qui ont l’OBLIGATION de tenir une comptabilité informatisée et, par extension, de produire un FEC.

Le fichier des écritures comptables

1. Les micro-entrepreneurs assujettis à la TVA

C’est le basculement majeur. Dès qu’un micro-entrepreneur franchit les seuils de franchise en base et devient redevable de la TVA, la tenue d’une comptabilité papier devient pratiquement impossible et légalement risquée.

• L’obligation : Pour récupérer la TVA sur les règlements et collecter celle sur les encaissements, les écritures doivent être suivies avec une rigueur que seul un système informatisé permet de justifier lors d’un contrôle de cohérence.

• Le FEC : En cas de vérification de comptabilité, l’administration exigera le FEC pour croiser les données de TVA déclarées.

C’est une obligation stricte qui concerne de nombreux micro-entrepreneurs (commerçants, restauration, services à la personne avec encaissement physique).

• La règle : Toute personne assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients non assujettis (particuliers) au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse, doit utiliser un logiciel certifié.

• Conséquence : Ce logiciel étant par définition informatisé et certifié, il génère des écritures qui tombent sous le coup de l’article L.47 A du LPF. Le papier est ici proscrit par la destination de l’outil.

2. Les micro-entrepreneurs engagés dans la Facturation Électronique

Dans le cadre de la réforme 2024-2026, la réception (puis l’émission) des factures électroniques devient obligatoire.

• L’obligation technique : Puisque les factures doivent circuler via le PPF (Portail Public de Facturation) ou une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) sous forme de fichiers structurés (type Factur-X), la saisie manuelle sur un registre papier est de fait impossible.

• Le FEC : L’administration pourra comparer automatiquement les données de facturation électronique avec le FEC produit. L’absence de l’un rend l’autre suspect.

3. Les activités réglementées avec tenue de comptes spécifiques

Certaines activités imposent des registres que le papier ne peut plus gérer de manière conforme aux exigences de traçabilité moderne :

• Agents immobiliers : Tenue des registres de mandats et de répertoire,

• Revendeurs d’objets mobiliers (Brocanteurs, Dépôt-vente) : Obligation de tenir un « Livre de police » ou livre d’objets mobiliers, qui est aujourd’hui quasi-systématiquement informatisé pour répondre aux contrôles de gendarmerie.

Le fichier des écritures comptables

Votre Micro-entreprise est-elle prête pour un contrôle ?

Pour éviter les sanctions cumulées (5 000 € pour l’absence du FEC et 7 500 € pour le logiciel non conforme), vérifiez ces 5 points essentiels :

1. La nature de votre saisie

• Audit : Utilisez-vous un logiciel, une application mobile ou un tableur pour enregistrer vos recettes ?

• Verdict : Si OUI, votre comptabilité est juridiquement « informatisée ». Vous tombez sous le coup de l’obligation de production du FEC.

2. La détention du justificatif de conformité

• Audit : Avez-vous en votre possession (ou téléchargeable sur votre espace client) une attestation individuelle de l’éditeur ou un certificat NF525/LNE ?

• Verdict : Ce document est votre seul bouclier contre l’amende de 7 500 €. Une simple facture d’achat du logiciel ne suffit pas.

3. Le test d’exportation du FEC

• Audit : Votre outil possède-t-il un  » bouton Export FEC » ou Export des écritures comptables?

• Verdict : Ne l’apprenez pas le jour du contrôle. Faites un test d’exportation aujourd’hui. Le fichier doit être au format .txt ou .csv.

4. La structure des 18 colonnes

• Audit : Le fichier généré respecte-t-il les champs obligatoires (Art. A.47 A-1 du LPF), notamment le code journal, le numéro d’écriture et la date de validation ?

• Verdict : L’absence d’une seule colonne obligatoire peut entraîner le rejet de la comptabilité pour non-conformité.

5. L’irréversibilité des données

• Audit : Pouvez-vous modifier une facture ou une écriture sans laisser de trace de correction ?

• Verdict : Si OUI, votre système n’est pas conforme. Un logiciel certifié doit « geler » les écritures après validation (principe de clôture).

Comment pouvons-nous vous aider ?

C’est très simple, pour 7.80 € TTC/mois, vous accédez à la version de base de gesticompta et pour 12 € HT/mois vous accédez à la version supérieure.
Ne prenez pas le risque d’un redressement.

❓ FAQ : Tout savoir sur le FEC en Micro-entreprise

1. Le FEC est-il obligatoire même si je ne suis pas assujetti à la TVA ?

Réponse technique : Oui, dès lors que vous tenez votre comptabilité (recettes et dépenses) au moyen d’un système informatisé (logiciel, application ou tableur). L’obligation de fournir un FEC en cas de contrôle est liée à l’informatisation de la tenue des comptes (Art. L.47 A-I du LPF) et non au régime de TVA.

2. Puis-je générer un FEC avec Excel ou Google Sheets ?

Réponse technique : C’est théoriquement possible mais techniquement périlleux. Le FEC exige un champ ValidDate (date de validation) qui prouve l’irréversibilité de l’écriture. Un tableur ne permet pas nativement de garantir qu’une donnée n’a pas été modifiée après coup. En cas de contrôle, l’administration peut rejeter un FEC « maison » s’il ne présente pas les garanties de scellement des données.

3. Quelle est la différence entre un « Export Comptable » et un « FEC » ?

Réponse technique : Un export comptable classique peut être un simple listing sous Excel. Le FEC est un fichier répondant à une norme fiscale stricte (18 colonnes, format plat .txt ou .csv, encodage spécifique). Un logiciel conforme doit posséder une fonction dédiée nommée explicitement « Export FEC » pour garantir le respect de l’article A.47 A-1 du LPF.

4. Que se passe-t-il si je ne peux pas fournir mon FEC lors d’un contrôle ?

Réponse technique : La sanction immédiate est une amende de 5 000 € (Art. 1729 D du CGI). Si le redressement fiscal porte sur des montants élevés, l’amende peut être portée à 10 % des droits mis à la charge du contribuable si ce montant est supérieur à 5 000 €. De plus, cela peut entraîner un rejet de comptabilité, permettant au fisc de reconstituer d’office votre chiffre d’affaires.

5. Dois-je envoyer mon FEC tous les ans à l’administration ?

Réponse technique : Non. Contrairement aux entreprises au régime réel normal qui déposent leurs comptes, le micro-entrepreneur conserve son FEC. Il ne doit le transmettre qu’en cas de réception d’un avis de vérification de comptabilité. Il est cependant conseillé de générer et d’archiver un fichier FEC à la clôture de chaque année civile.

Le fichier des écritures comptables

🛠️ Comment vérifier soi-même la validité de son FEC ?

L’administration fiscale met gratuitement à disposition un logiciel nommé « Test Compta Demat ». C’est le même outil qu’utilisent les vérificateurs pour valider la structure de votre fichier avant même de commencer l’analyse du contenu.
Je vous mets la procédure à titre informatif. Elle vous permet de tester si besoin le logiciel que vous utilisez.

1. Pourquoi utiliser Test Compta Demat ?

• Conformité technique : Il vérifie que les 18 colonnes sont présentes, bien nommées et dans le bon ordre.

• Formatage : Il valide que les dates sont au format AAAAMMJJ et que les montants utilisent les bons séparateurs.

• Sécurité : En tant que micro-entrepreneur, cela vous permet de corriger les erreurs de votre logiciel (ou de votre tableur) avant que le fisc ne vous le demande.

2. Où le trouver ?

Le logiciel est téléchargeable directement sur le site officiel collectivites-locales.gouv.fr ou via une recherche « Test Compta Demat DGFIP ». Il fonctionne sur Windows, Mac et Linux.

3. Procédure de test en 3 étapes

1. Exportez votre FEC depuis votre logiciel de gestion.

2. Lancez Test Compta Demat et chargez votre fichier .txt ou .csv.

3. Analysez le rapport d’anomalies :

   • Points Verts : Tout est conforme.

   • Points Rouges : Erreurs bloquantes (amende de 5 000 € encourue).

   • Points Oranges : Avertissements (erreurs mineures à corriger).

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